Personvernerklæring
Denne personvernerklæringen gir opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan de samles inn og hvilke rettigheter du har når personopplysninger om deg er registrert hos oss. OPPDATERT 3.12.2024
1. Behandlingsansvarlig
Ringerike boligstiftelse ved daglig leder er ansvarlig for at personopplysningene behandles på en forsvarlig måte og i henhold til gjeldende regelverk.
2. Formål med behandling av personopplysninger
Ringerike boligstiftelse registrerer personopplysninger om våre kunder og leverandører for å kunne identifisere korrekt kontaktinformasjon slik at oppfølging av leveranser, kundebehandling, fakturering og innkreving av utestående kan gjennomføres på en korrekt og sikker måte. Den samlede informasjonen inkluderer ditt navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, ønsket informasjon, tilknytning til prosjekter og firma, løpende dialog og korrespondanse.
3. Behandlingsgrunnlag
Ved å bestille tjenester fra eller levere produkter og tjenester til Ringerike boligstiftelse samtykker kunde og leverandør til at Ringerike boligstiftelse innhenter, registrerer og behandler personopplysninger i henhold til denne personvernerklæringen.
4. Hvilke personopplysninger behandles og hvor hentes de fra?
Ringerike boligstiftelse registrerer og behandler de personopplysninger kunde og leverandør oppgir ved kontakt og gjennom avtale, for eksempel navn, adresse, e-postadresse og mobiltelefonnummer. Dette er minimumsopplysninger for at Ringerike boligstiftelse skal kunne identifisere og opprette person i vår database. I tillegg samler Ringerike boligstiftelse løpende inn og behandler informasjon om brukerens anvendelse av vår hjemmeside.
Personopplysninger samles inn ved at kunde selv oppgir opplysningene ved henvendelse og ved endringer i kontaktinformasjon. Dette kan skje ved henvendelse til oss på epost eller telefon. Dersom personopplysninger er mangelfulle innhenter vi informasjon fra ulike databaser på internett, hovedsakelig Brønnøysundregisteret og Gule sider.
5. Behandling av personopplysninger i forbindelse med saksbehandling
Som et offentlig organ plikter Ringerike boligstiftelse å føre postjournal etter offentlighetsloven § 10. All korrespondanse i forbindelse med saksbehandling blir journalført med nødvendig kontaktinformasjon. Hovedregelen etter offentlighetsloven § 3 er at forvaltningsorganers saksdokumenter og journaler er offentlig tilgjengelige. Det betyr at alle kan be om innsyn i korrespondansen vi har journalført, med mindre dokumentene skal unntas offentlighet som følge av taushetsplikt eller andre hensyn.
Som et offentlig organ har Ringerike boligstiftelse arkivplikt etter arkivloven § 6. Det innebærer at saksdokumenter lagres i et arkiv på ubestemt tid.
Behandlingen har behandlingsgrunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, som innebærer at behandlingen er nødvendig for å etterleve våre rettslige forpliktelser. Der det er snakk om særlige kategorier personopplysninger er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g.
6. Bruk av analyseverktøy, informasjonskapsler (cookies) og annen teknologi
Våre websider inneholder en informasjonskapsel, eller såkalt cookie, som er en liten tekstfil som lastes ned og lagres på datamaskinen din når nettsiden åpnes. Vi bruker informasjonskapsler til å innhente statistikk og måle trafikk på internettsidene. Informasjonskapselen inneholder ikke IP‑adresse og dens levetid er seks måneder dersom du ikke sletter den.
Vi innhenter vanlig besøksstatistikk for våre nettsteder ved bruk av Google Analytics. Alle statistikkdata slettes etter 26 måneder. Statistikken og andre teknologiløsninger, som kun samler anonym informasjon, hjelper oss med å forbedre internettsidene våre kontinuerlig, og forteller oss om hvilke sider vi skal vie mest oppmerksomhet og hvilke som skal slettes.
7. Utlevering av opplysninger til tredjepart - taushetsplikt
Ringerike boligstiftelse utleverer ikke personopplysninger til utenforstående unntatt når utlevering av personopplysningene skjer:
a) med samtykke fra den opplysningen gjelder,
b) med hjemmel i lov eller forskrift gitt med hjemmel i lov,
c) etter pålegg fra domstol eller annen myndighet, eller
d) som ledd i betalingsinnkreving hvor det foreligger saklig grunn
Der det er nødvendig for å sikre administrasjonen av våre tjenester vil Ringerike boligstiftelse gjøre tilgjengelig nødvendige personopplysninger for de selskapene som bistår med den tekniske eller administrative driften av våre tjenester. Ringerike boligstiftelse er ansvarlig for at slik tredjepart overholder Ringerike boligstiftelse sitt krav til behandling og bruk av personopplysninger.
Alle ansatte i Ringerike boligstiftelse signerer taushets- og nøytralitetserklæring ved tiltredelse.
8. Lagring og sletting av personopplysninger
Ringerike boligstiftelse oppbevarer personopplysninger i henhold til gjeldende lovgivning og har til enhver tid tiltak for å sikre kravene til konfidensialitet, tilgjengelighet og integritet. Personopplysninger lagret etter Arkivloven blir normalt ikke slettet. Når Ringerike boligstiftelse ikke lenger har et saklig behov for lagring av personopplysninger, og Arkivloven tillater det, vil opplysningene bli slettet eller anonymisert. Tilgang til systemer hvor personopplysninger er lagret gis kun til ansatte som har behov for tilgang for å sikre daglig drift og er begrenset ved bruk av individuelle brukernavn og passord.
9. Sikring av personopplysninger
Ringerike boligstiftelse har rutiner og systemer for å begrense tilgangen til personopplysninger samt at personopplysninger ikke kommer på avveie. Ringerike boligstiftelse har opplæringsprogram for ansatte som gis tilgang til personopplysninger. Gjeldende rutiner for håndtering av personopplysninger gjennomgås jevnlig for alle saksbehandlere.
10. Dine rettigheter
Du kan til enhver tid kreve innsyn i de opplysninger vi har registrert om deg. Du kan også kreve retting og sletting av personopplysninger i samsvar med gjeldende lovgivning.
11. Revisjon av personvernerklæring
Vi kan endre personvernerklæringen fra tid til annen, dato for erklæringen vises alltid øverst i dokumentet.
12. Kontaktopplysninger
Henvendelser kan rettes til Ringerike boligstiftelse på e-post: Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den. eller telefon: 46703000 (kl 9-15). Dersom du mener det foreligger brudd på retningslinjer kan du klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon og annen informasjon finnes på www.datatilsynet.no.
